Приложение Microsoft SharePoint Workspace 2010, которое ранее называлось Microsoft Office Groove, расширяет границы совместной работы, обеспечивая бесперебойный повсеместный доступ к сайтам групп Microsoft SharePoint.
Возможности и преимущества SharePoint Workspace 2010
Синхронизация библиотек документов SharePoint Server 2010 со средой SharePoint Workspace позволяет работать с файлами, просматривать и редактировать их в любое время в любом месте. Также поддерживаются списки, например "Обсуждение", "Задачи" и пользовательские списки. Кроме того, синхронизация списков Business Connectivity Services упрощает доступ к серверным системам. Среда SharePoint Workspace 2010 предоставляет совершенного новые возможности для работы с сайтами групп SharePoint.
Синхронизация с сайтами SharePoint
Библиотеки и списки SharePoint можно синхронизировать с компьютером пользователя несколькими щелчками мыши.
- Даже при отсутствии подключения к серверу SharePoint Server возможен локальный доступ к синхронизированным спискам и библиотекам SharePoint на ПК пользователя.
- При отсутствии подключения к серверу SharePoint Server все внесенные в контент изменения кэшируются до следующей синхронизации.
- Вы можете быть уверены в том, что все изменения будут автоматически синхронизированы с сервером при следующем подключении.
- Сэкономьте время на загрузке и отправке контента благодаря тому, что SharePoint Workspace синхронизирует только изменения, а не документы целиком.
- Оставайтесь в курсе дел. При изменении файлов на сайте SharePoint все изменения отражаются в среде SharePoint Workspace.
Добавление контента с помощью прямого доступа к папкам
Доступ к библиотекам документов SharePoint осуществляется так же, как и к локальным папкам Windows.
Работайте с файлами на сайте SharePoint, просматривайте их в локальных папках или даже сохраняйте в этих же папках файлы из других приложений.
Можете быть уверены, что добавленные файлы будут синхронизированы с сайтом SharePoint.
Поиск во всех доступных рабочих областях
Выполняйте поиск в локальной копии контента благодаря эффективной интеграции со службой Windows Search.
- Поисковые запросы можно настраивать для получения максимально точных результатов.
- Поиск можно инициировать с панели запуска, в рабочей области или непосредственно в меню кнопки "Пуск".
Более эффективная совместная работа
Подключение к серверу SharePoint Server 2010 обеспечивает пользователям указанные ниже возможности.
- Контроль извлечения и возврата документов для ограничения доступа к контенту, над которым работает пользователь.
- Изменение добавляемых к контенту заголовков, тегов и ключевых слов (с помощью свойств SharePoint), что позволяет упростить поиск.
- Просмотр журнала версий и откат к предыдущим версиям при необходимости.
- Совместное редактирование документов в Word 2010 и презентаций в PowerPoint 2010.
Помимо рабочих областей SharePoint можно использовать рабочие области Groove для непосредственного взаимодействия членов группы с повышенной безопасностью без использования сервера SharePoint Server. Рабочие области Groove представляют собой "равноправные" рабочие области для совместной работы, знакомые пользователям приложения Microsoft Office Groove.
Как и в предыдущих версиях, рабочие области Groove позволяют работать одному или нескольким участникам и предоставляют пользователям целый ряд офисных инструментов, таких как "Обсуждение", "Календарь" и "Документы".
Можно выбрать одну из двух версий рабочих областей Groove: 2010 (по умолчанию) или 2007 (для обеспечения совместимости с Microsoft Office Groove 2007).
Каждая версия рабочей области Groove обладает своим набором средств. Важно отметить, что версии рабочих областей являются взаимоисключающими и к ним применяются определенные ограничения. Так, у всех пользователей версии 2010 должно быть установлено приложение Microsoft SharePoint Workspace 2010, а у всех пользователей версии 2007 — приложение Microsoft Office Groove 2007 или Microsoft SharePoint Workspace 2010.
Быстрый доступ к нужным средствам в нужное время
Новые и усовершенствованные возможности позволяют повысить производительность труда при условии, что они всегда будут под рукой. Лента заменила традиционные меню и панели инструментов наглядным представлением команд, логически сгруппированных по вкладкам, что позволяет быстро получить доступ к необходимым функциям. Новую ленту также можно настроить в соответствии с индивидуальным стилем работы.
С помощью ленты можно извлекать и возвращать контент, а также быстро просматривать версии файлов. В новом представлении Microsoft Office Backstage™ можно вывести панель запуска или найти необходимое содержимое. Настройка SharePoint Workspace 2010 стала проще, а все соответствующие параметры задаются в одном месте.
Более широкие возможности доступа к данным с помощью Office Mobile 2010
Приложение SharePoint Workspace Mobile, входящее в состав пакета Office Mobile, позволяет выполнять перечисленные ниже задачи на устройствах с системой Windows Phone.
- Просмотр библиотек документов и списков: быстрое подключение к серверу SharePoint Server и доступ к контенту из любого места.
- Доступ к документам с мобильного телефона: открывайте документы с помощью Office Mobile непосредственно с сервера SharePoint Server, изменяйте их и сохраняйте обратно на сервере.
- Автономный доступ и синхронизация изменений: документ можно сохранить на телефоне для последующего использования; все внесенные в документ изменения синхронизируются с сервером SharePoint автоматически.
- Информированность: поддерживайте локальный документ в синхронизированном состоянии, чтобы при внесении в него изменений участниками группы можно было сразу узнать об этом.
- Постоянная синхронизация: при мобильной работе доступно все содержимое, календарь и контакты.
Десять основных причин, по которым стоит испытать SharePoint Workspace 2010 в деле
1. Возможность работы в пути
Хотите решать поставленные задачи точно в срок? Синхронизируйте библиотеки и списки SharePoint 2010 со своим компьютером всего несколькими щелчками мышью. Обновляйте документы и списки в автономном режиме с уверенностью в том, что весь контент автоматически будет синхронизирован с сервером при следующем подключении к сети.
2. Совместная работа на новом уровне
Функции совместного редактирования позволяют работать над проектами вместе с коллегами, не находясь с ними в одном кабинете. Теперь можно одновременно работать с файлами Word и PowerPoint, опубликованными в среде SharePoint Workspace, из разных мест. Сэкономьте свое время благодаря редактированию документов, электронных таблиц, презентаций или контента вместе с другими пользователями и будьте уверены в том, что внесенные изменения отслеживаются и обновляются в SharePoint Workspace и на сервере SharePoint Server. Благодаря возможностям совместного редактирования можно совместно работать с файлами Word и PowerPoint, опубликованными в среде SharePoint Workspace, из разных мест.
3. Удобный и быстрый поиск нужных материалов
Среда SharePoint Workspace 2010 тесно интегрирована с функцией поиска Windows, что позволяет легко находить нужные данные в локальных копиях документов. Возможность настройки запросов обеспечивает получение именно тех результатов, которые нужны.
4. Простое изменение документов и управление ими
Поддержка таких возможностей, как извлечение и возврат, упрощает управление документами. Можно также без труда проверять версии, которые хранятся на сервере, что обеспечивает контроль над контентом. При этом полностью поддерживается перетаскивание данных в рабочую область — даже из других приложений Office, например Outlook.
5. Эффективная работа благодаря простым в использовании спискам SharePoint
Рабочие области SharePoint могут содержать большинство стандартных типов списков SharePoint, в том числе "Обсуждение", "Извещения", "Ссылки", а также настраиваемые списки. Технология Microsoft InfoPath 2010 обеспечивает возможность предварительного просмотра и изменения форм. Списки SharePoint, настроенные с помощью InfoPath, полностью сохраняют свои возможности.
6. Доступ к внешним источникам данных и их изменение
Службы Business Connectivity Services в среде SharePoint обеспечивают подключение к внешним источникам данных, в том числе доступ на чтение и запись к бизнес-приложениям. Благодаря возможностям автономной работы SharePoint Workspace можно просматривать внешние данные в Workspace, выполнять по ним поиск, фильтровать, группировать и даже изменять их. SharePoint Workspace синхронизирует изменения напрямую с внешним источником данных.
7. Быстрый доступ к контенту SharePoint из проводника Windows
После синхронизации контента SharePoint с компьютером можно быстро получать доступ к файлам из проводника Windows. Это значительно упрощает работу с файлами с сайта SharePoint — их можно просматривать в локальных папках и даже сохранять в этих папках непосредственно из приложений.
8. Мгновенная проверка наличия обновлений
Панель запуска позволяет легко просматривать все рабочие области, участником которых вы являетесь. Благодаря этому можно узнать, в каких из областей в данный момент работают пользователи, а в каких из них есть материалы, которые вы еще не просматривали. Можно даже получать оповещения о новом контенте SharePoint, синхронизированном с компьютером.
9. Быстрота и удобство работы
В SharePoint Workspace 2010 теперь доступна лента. Новые и усовершенствованные функции ленты позволяют быстро выполнять часто используемые команды и создавать собственные вкладки для настройки интерфейса в соответствии с привычным стилем работы. В новом представлении Microsoft Office Backstage™ можно настраивать оповещения, печатать и совместно использовать материалы и управлять учетными записями с помощью нескольких щелчков мышью.
10. Общий доступ к файлам
Для работы в среде SharePoint Workspace не нужен доступ к серверу SharePoint Server. Можно создавать локальные рабочие области Groove для предоставления общего доступа к документам, а также мгновенно находить новый, обновленный и непрочтенный контент.