@Журнал документов Лайт

Программа для построения системной работы с документами в компании (Document management system).

Возможности @Журнал документов Лайт

При минимуме организационных мероприятий позволяет обеспечить следующие функции:

Учёт движения документов в компании — реестр входящих/исходящих документов — с контролем сроков обработки документов
Ведение централизованного архива документов с возможностью поиска и хранения оцифрованных копий
Ведение истории жизни документов: кто, когда готовил, кому направлен, с кем согласован, какие были промежуточные версии и какая версия утверждена
Рассылка документов и контроль ознакомления с документом
Предотвращение порчи, утери или искажения оригиналов за счёт прекращения практики работы сотрудников с оригиналами документов напрямую

Интегрируется с системой управления проектами @Управление. Для установки и настройки не требуется привлечение специалистов и приобретение дополнительного оборудования или программного обеспечения. Обеспечивает совместную работу в локальной сети и в Интернет, позволяя регистрировать документы в филиалах, работать в командировке или организовать домашний офис даже без постоянного соединения с сетью.

@Журнал документов подходит как для построения работы с документами с нуля, так и для повышения эффективности уже существующего документооборота. Продукт эффективен в борьбе с беспорядком. Даёт руководству компании механизм контроля над происходящим с документами, а сотрудникам и специалистам — средства поиска и удалённого доступа к документам. Позволяет существенно сократить затраты на размножение документов и уменьшить время прохождения документа по организации, а также автоматически вести журнал ознакомления с документами.

Решаемые задачи

Регистрация документа в журнале: реквизиты, тип, даты приёмки и обработки
Хранение электронного образа в журнале: сканированный образ, PDF, документ офисного пакета или иной файл
Управление доступом к документам
Контроль состояния документа и сроков его обработки
Формирование электронного архива организации
Рассылка документов для ознакомления с регистрацией этого факта
Формирование реестров приёма/передачи документов
Поиск документов
Просмотр истории и взаимосвязей документа
Сбор статистики

Основные преимущества

@Журнал документов можно проверить в деле бесплатно
Работает сразу после установки, не требует установки дополнительного программного обеспечения
Простой интерфейс способен освоить любой пользователь
Работает в локальных сетях и в Интернет
Базовые документы и методики работы в комплекте
Возможность организовать регистрацию документов с нескольких рабочих мест с резервированием номеров документов на сервере
Возможность постепенного наращивания функциональности
Интегрируется с системой управления версиями документов
Неограниченное количество пользователей на одну лицензию
Не требует особого оборудования: любой компьютер с Windows может стать сервером @Журнал документов
Работа без сервера: работайте с документами в командировке или при временно недоступном соединении с Интернет, все данные будут синхронизированы с сервером как только соединение снова станет доступным